Fac simile autodichiarazione spese sostenute
Compilare un’autodichiarazione delle spese sostenute non è soltanto una formalità: è la prova scritta della correttezza e della trasparenza delle tue richieste di rimborso, agevolazioni o rendicontazioni. Una dichiarazione chiara e ben documentata facilita le verifiche, accelera i rimborsi e tutela te e l’ente destinatario da incomprensioni o contestazioni.
Questa guida ti accompagnerà passo passo: cosa indicare per ogni voce di spesa (data, importo, causale), come articolare il testo in modo semplice e verificabile, quali documenti allegare e come conservare le ricevute. Troverai esempi pratici, suggerimenti per evitare errori ricorrenti e indicazioni su controllo e firma finale.
Ricorda che la fedeltà dei dati è fondamentale: discrepanze o dichiarazioni mendaci possono comportare responsabilità amministrative e, nei casi più gravi, conseguenze penali. Procedi con cura, verifica le fonti e conserva tutta la documentazione a corredo.
Come scrivere autodichiarazione spese sostenute
Per redigere un’autodichiarazione delle spese sostenute in modo corretto e utilizzabile agli effetti amministrativi o fiscali è importante adottare uno stile chiaro, completo e formalmente corretto. Il documento deve aprirsi con l’identificazione precisa del dichiarante: indicare nome e cognome come riportati su un documento di identità, luogo e data di nascita, codice fiscale, indirizzo di residenza e, se richiesto, recapito telefonico o e‑mail. Dopo l’identificazione personale conviene inserire, con la formula della dichiarazione sostitutiva di cui al DPR 445/2000, l’affermazione della veridicità delle informazioni fornite, richiamando esplicitamente la responsabilità penale per dichiarazioni mendaci; questa premessa non è solo formale ma rafforza la validità dell’atto e la sua accettabilità presso gli enti pubblici o privati.
Nella parte descrittiva bisogna riportare, in modo ordinato e cronologico, ciascuna spesa sostenuta: per ogni voce specificare la data in cui è stata effettuata la spesa, la natura o la causale (ad esempio trasferta, acquisto materiale, vitto e alloggio), il nome del fornitore o beneficiario, l’importo in euro e il riferimento al documento giustificativo (numero e data fattura, ricevuta, scontrino, nota di credito). È buona pratica esprimere gli importi sia in cifre sia in lettere per evitare ambiguità e indicare la modalità di pagamento utilizzata (contanti, bonifico, carta di credito) perché questo facilita la verifica con i giustificativi allegati. Se sono presenti spese in valuta estera, va indicata la valuta originale, l’importo in quella valuta, il tasso di cambio applicato e la data di conversione, specificando la fonte del cambio (ad esempio il Bollettino della Banca d’Italia o il cambio societario utilizzato).
Al termine dell’elenco delle singole spese è opportuno riportare il totale complessivo e, quando rilevante, l’eventuale IVA detraibile separata dall’importo netto; in caso di rimborso indicare chiaramente la somma richiesta a titolo di rimborso e le coordinate bancarie (IBAN intestato come da documento) per il versamento. Per ogni elemento dichiarato bisogna allegare i relativi giustificativi in copia leggibile: fatture, ricevute fiscali, scontrini parlanti o note spese firmate dal beneficiario. Se si allegano copie conformi all’originale, è utile apporre la dicitura “copia conforme all’originale” accompagnata dalla firma del dichiarante e dalla data, oppure, se richiesto dall’ente, produrre le originali in visione o la loro scansione autenticata.
Lo stile della dichiarazione deve essere sobrio e privo di ambiguità: evitare termini vaghi come “spese varie” senza precisarne la natura, ed evitare abbreviazioni che possano dare adito a interpretazioni. È consigliabile utilizzare frasi complete, ad esempio “Dichiaro di aver sostenuto in data X la spesa di € Y (in lettere: …) relativa a …, documentata dalla fattura n. … del … emessa da …, pagata con …”. Se la dichiarazione è resa per conto terzi o nell’esercizio di una funzione (ad esempio come rappresentante legale di una società), occorre indicare il potere di rappresentanza o allegare la delega/autorizzazione.
La conclusione del documento deve contenere la formula di chiusura con data e luogo della sottoscrizione e la firma autografa del dichiarante; se il documento viene inviato telematicamente e l’ente accetta firme digitali, apporre la firma digitale o la firma elettronica qualificata. È prassi allegare copia fronte/retro di un documento di identità valido; inoltre, se il destinatario lo richiede, si può inserire una breve clausola sul trattamento dei dati personali, richiamando il consenso al loro utilizzo per le finalità di istruttoria della pratica, in conformità al GDPR.
Prima di inviare l’autodichiarazione è fondamentale ricontrollare la corrispondenza tra le somme dichiarate e i giustificativi, verificare la correttezza dei calcoli, assicurarsi che tutti i documenti allegati siano leggibili e numerati in modo coerente rispetto ai riferimenti contenuti nella dichiarazione. Conservare una copia cartacea e digitale dell’autodichiarazione e dei giustificativi è importante per eventuali controlli successivi. Nel redigere il testo, mantenere un linguaggio formale ma comprensibile e privilegiare la precisione: una dichiarazione completa, con allegati chiari e firma autentica, accelera le verifiche e riduce il rischio di richieste di integrazione da parte dell’ente che deve valutare il rimborso o il riconoscimento delle spese.
Esempio pratico di formulazione che si può adattare alle proprie esigenze: “Io sottoscritto/a [Nome Cognome], nato/a a [luogo] il [data], codice fiscale [XXX], residente in [indirizzo], dichiaro sotto la mia responsabilità, ai sensi degli artt. 46 e 47 del DPR 445/2000, di aver sostenuto le seguenti spese: in data [data] spesa di € [importo] (in lettere: [importo in lettere]) per [descrizione], documentata dalla fattura/ricevuta n. [numero] del [data] emessa da [fornitore], pagata tramite [modalità di pagamento]; in data [data] spesa di € [importo] (in lettere: [importo in lettere]) per [descrizione], documentata da scontrino/fattura n. …; totale complessivo delle spese sostenute € [totale] (in lettere: …). Allego copia dei giustificativi indicati e copia del mio documento d’identità. Consapevole delle responsabilità penali in caso di dichiarazioni mendaci, sottoscrivo la presente. Luogo e data, firma”. Adattando questa struttura alle esigenze specifiche della pratica e includendo tutti i documenti comprovanti si ottiene un’autodichiarazione efficace e corretta.
Fac simile autodichiarazione spese sostenute
AUTODICHIARAZIONE SPESE SOSTENUTE
Il/La sottoscritto/a
Nome e Cognome: ___________________
Codice Fiscale: ___________________
Data di nascita: ___________________ Luogo di nascita: ___________________
Residente in (via, n., CAP, Comune, Prov.): ___________________
Documento d’identità (tipo, n., rilasciato da, data rilascio): ___________________
Telefono: ___________________ Email: ___________________
DICHIARA
di aver sostenuto le seguenti spese:
1) Data: ___________________ Descrizione spesa: ___________________ Importo (€): ___________________ Fornitore/Beneficiario: ___________________ Modalità di pagamento: ___________________ Documento giustificativo (tipo/numero/data): ___________________
2) Data: ___________________ Descrizione spesa: ___________________ Importo (€): ___________________ Fornitore/Beneficiario: ___________________ Modalità di pagamento: ___________________ Documento giustificativo (tipo/numero/data): ___________________
3) Data: ___________________ Descrizione spesa: ___________________ Importo (€): ___________________ Fornitore/Beneficiario: ___________________ Modalità di pagamento: ___________________ Documento giustificativo (tipo/numero/data): ___________________
4) Data: ___________________ Descrizione spesa: ___________________ Importo (€): ___________________ Fornitore/Beneficiario: ___________________ Modalità di pagamento: ___________________ Documento giustificativo (tipo/numero/data): ___________________
5) Data: ___________________ Descrizione spesa: ___________________ Importo (€): ___________________ Fornitore/Beneficiario: ___________________ Modalità di pagamento: ___________________ Documento giustificativo (tipo/numero/data): ___________________
(Se necessario aggiungere ulteriori voci negli spazi sottostanti)
6) Data: ___________________ Descrizione spesa: ___________________ Importo (€): ___________________ Fornitore/Beneficiario: ___________________ Modalità di pagamento: ___________________ Documento giustificativo (tipo/numero/data): ___________________
Totale complessivo spese sostenute (€): ___________________
Finalità della spesa (motivo/relazione): ___________________
Allego i seguenti documenti giustificativi:
Elenco allegati: ___________________
Dichiaro, sotto la mia responsabilità, che le informazioni riportate nella presente autodichiarazione corrispondono a verità e che le spese indicate sono state effettivamente sostenute da me. Sono consapevole delle responsabilità penali e amministrative previste in caso di dichiarazioni mendaci.
Luogo: ___________________ Data: ___________________
Firma: ___________________