Fac simile richiesta restituzione acconto per fornitura mai eseguita
Quando una fornitura concordata non viene eseguita, può essere necessario chiedere formalmente la restituzione dell’acconto già versato. Una comunicazione scritta consente di esporre con ordine i fatti, indicare l’importo richiesto e lasciare traccia della richiesta e delle ragioni che la motivano. È utile, per esempio, se il fornitore non ha consegnato i beni o prestato il servizio nei tempi previsti, oppure se l’accordo è venuto meno e non è stato possibile trovare una soluzione informale.
Per essere efficace, la richiesta dovrebbe essere chiara, completa e formulata con un tono fermo ma corretto. Dati imprecisi, riferimenti vaghi all’accordo o l’assenza di una scadenza per il rimborso possono rendere più difficile comprendere e gestire la comunicazione. La guida illustra quali informazioni inserire, come descrivere l’accaduto e documentare il pagamento, quale termine indicare e quali modalità di invio valutare. Saranno inoltre proposti suggerimenti per mantenere un’esposizione essenziale e adeguata alla situazione.
Come scrivere richiesta restituzione acconto per fornitura mai eseguita
Prima di redigere una richiesta di restituzione dell’acconto per una fornitura mai eseguita, è opportuno ricostruire con precisione ciò che è stato concordato e ciò che è accaduto. Occorre verificare chi ha effettuato l’ordine, a chi è stato versato il denaro, quale bene o servizio doveva essere fornito, quale importo era stato pattuito e in quale data l’acconto è stato pagato. È utile raccogliere il preventivo, l’ordine, il contratto o la conferma dell’acquisto, le ricevute del pagamento e le comunicazioni intercorse con il fornitore. Se erano stati concordati una data o un periodo per la consegna, va controllato come siano stati formulati e se siano stati successivamente modificati. Anche eventuali promesse di consegna, richieste di proroga, annullamenti o proposte alternative possono essere rilevanti per descrivere i fatti senza omissioni o contraddizioni.
La richiesta dovrebbe essere fondata su informazioni verificabili. Prima di scrivere, è quindi importante confrontare i documenti disponibili e chiarire se l’importo versato fosse effettivamente qualificato come acconto, anziché, per esempio, come caparra o pagamento parziale: la denominazione usata nei documenti può avere conseguenze diverse e non andrebbe interpretata con leggerezza. Se la natura del versamento non è chiara, oppure se vi sono clausole contrattuali che disciplinano recesso, ritardo, annullamento o restituzione delle somme, può essere prudente chiedere una valutazione professionale prima di formulare pretese più ampie. Le indicazioni di buona scrittura non determinano da sole quali diritti spettino nel caso concreto.
Il documento va impostato come una comunicazione formale, ordinata e facilmente consultabile. In alto si possono indicare il luogo e la data di redazione, seguiti dai dati del mittente e del destinatario. Per una persona fisica sono normalmente utili nome e cognome, indirizzo e un recapito; per un’impresa è preferibile identificare la ragione sociale e, se disponibili e pertinenti, l’indirizzo della sede e i riferimenti dell’ufficio o della persona con cui si sono svolte le comunicazioni. Vanno inseriti dati sufficienti a evitare equivoci sull’identità delle parti, ma non informazioni personali superflue. Se si invia il testo tramite posta elettronica certificata o raccomandata, è bene verificare che l’indirizzo utilizzato sia quello appropriato per il destinatario e conservare le prove dell’invio e della consegna. La scelta del mezzo dipende dall’esigenza di documentare la comunicazione e dalle circostanze, non da una regola universale valida per ogni caso.
L’oggetto deve essere breve, specifico e riconoscibile. È opportuno che indichi subito la richiesta di restituzione dell’acconto e identifichi la fornitura, per esempio richiamando il numero dell’ordine, del preventivo o della fattura, se presente. Un oggetto generico come “Richiesta” rende più difficile individuare la pratica; uno troppo lungo, invece, può risultare poco leggibile. I riferimenti vanno riportati in modo coerente con i documenti originali, senza inventare numeri o attribuire alla comunicazione una denominazione documentale che non le appartiene.
Nel contenuto centrale è utile esporre i fatti in ordine cronologico e con frasi dirette. Si può ricordare quando è stato effettuato l’ordine, che cosa era stato concordato, quale somma è stata versata e con quale modalità, specificando la data del pagamento e indicando, se disponibile, un riferimento che consenta di rintracciarlo. Si può poi precisare che la fornitura non è stata eseguita, descrivendo con sobrietà l’eventuale data di consegna prevista e le comunicazioni successive. Se esistono scambi utili, basta riassumerli in modo fedele e allegare o richiamare quelli essenziali; non occorre trascrivere ogni conversazione, né attribuire al destinatario intenzioni che non risultano documentate.
La richiesta vera e propria deve essere inequivocabile. Conviene specificare l’importo esatto di cui si chiede la restituzione, chiarendo se si tratta dell’intero acconto o di una somma parziale, e collegare la richiesta alla fornitura non eseguita. Se vi sono dubbi su eventuali trattenute, spese o importi già restituiti, è meglio affrontarli sulla base dei documenti e non presentare come certo un conteggio ancora da verificare. Per facilitare il rimborso si possono indicare le coordinate bancarie intestate al beneficiario, dopo averne controllato l’esattezza; per ragioni di prudenza, è possibile trasmettere dati bancari o altri dati sensibili attraverso un canale adeguato. Se si preferisce non inserirli nella prima comunicazione, si può chiedere al destinatario di indicare le modalità con cui intende procedere al rimborso, evitando però di lasciare indefinito l’oggetto della richiesta.
È utile domandare una conferma scritta della presa in carico e indicare un termine ragionevole entro cui si attende un riscontro o il pagamento. Il termine dovrebbe essere formulato come richiesta pratica, per esempio con riferimento a una data precisa o a un numero di giorni dalla ricezione, senza presentarlo come un termine legale obbligatorio se non è stato verificato che lo sia nel caso concreto. Una data esplicita riduce le ambiguità, ma va controllato che sia compatibile con il momento di invio. Se la situazione richiede una scadenza urgente o vi è una controversia già avviata, è meglio non improvvisare formule che sembrino intimazioni legali: può essere opportuno farsi assistere da un professionista.
Gli allegati devono essere pertinenti e richiamati nel testo. Possono includere la conferma dell’ordine o il preventivo accettato, la prova del pagamento, una fattura o una ricevuta e le comunicazioni rilevanti sulla mancata consegna o sul rinvio. È preferibile inviare copie leggibili, conservando gli originali, e verificare che gli allegati non contengano dati non necessari di terzi. Se il rapporto riguarda un’impresa o documenti soggetti a trattamento amministrativo o fiscale, la gestione di note di credito, fatture o registrazioni contabili può dipendere dalla situazione specifica: non è opportuno affermare nella lettera che un determinato documento fiscale sia sempre obbligatorio senza averne verificato la necessità con il fornitore o con un consulente.
La conclusione dovrebbe ribadire in modo cortese la richiesta, invitare a comunicare per iscritto l’esito e indicare un recapito effettivamente controllato. Seguono una formula di saluto adeguata e la firma. In una lettera cartacea la firma dovrebbe essere autografa; in una comunicazione elettronica, occorre comunque identificare chiaramente il mittente e allegare o utilizzare una modalità di sottoscrizione adeguata alle esigenze del caso. Anche quando l’invio avviene da una casella personale, nome, cognome e recapiti non dovrebbero essere lasciati impliciti nella sola intestazione automatica.
Il tono più efficace è fermo, professionale e rispettoso. Una richiesta precisa non deve essere aggressiva: accuse, minacce, ironie e riferimenti a conseguenze non verificate possono irrigidire il confronto e indebolire la chiarezza del messaggio. È preferibile distinguere i fatti dalle valutazioni, evitare parole come “truffa” se non vi sono basi solide e non dichiarare che il destinatario è obbligato a pagare entro una certa data quando tale obbligo non è stato accertato. La formalità può essere maggiore se la lettera è destinata a un ufficio amministrativo o a un’impresa, mentre con un piccolo fornitore con cui si è già in contatto può restare cordiale, purché mantenga chiarezza e tracciabilità. In ogni versione, date, importi, nomi, riferimenti e coordinate devono essere ricontrollati: errori aritmetici, identificativi discordanti, allegati mancanti o una richiesta formulata in modo vago sono tra le cause più frequenti di ritardi e incomprensioni.
Fac simile richiesta restituzione acconto per fornitura mai eseguita
Mittente
Telefono:
E-mail:
Destinatario
E-mail/PEC:
Luogo e data: ,
Oggetto: Richiesta di restituzione dell’acconto per fornitura non eseguita
Spett.le ,
con riferimento all’ordine/accordo relativo alla fornitura di , concordato in data e identificato con il riferimento , comunico che in data ho versato la somma di euro a titolo di acconto, come risulta da .
Ad oggi, la fornitura non è stata eseguita né consegnata. Con la presente chiedo pertanto la restituzione dell’intero importo dell’acconto versato, pari a euro .
Chiedo che il rimborso venga effettuato entro giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico alle seguenti coordinate:
Intestatario del conto:
IBAN:
Causale:
Qualora il rimborso sia già stato disposto, chiedo cortesemente di trasmettermi conferma dell’operazione e della relativa contabile.
Resto in attesa di un riscontro scritto e porgo distinti saluti.
Firma
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